হাইলটার গ্রুপগুলিকে ডকুমেন্টস এর সাথে সহযোগিতা করতে সাহায্য করে

আপনার দলের অন্য সদস্যদের সাথে সহযোগিতা নথি তৈরি এবং সংশোধন করার জন্য একটি সাধারণ ব্যবসায়িক প্রয়োজন। কিন্তু এই টাস্কটি পরিচালনা করার সেরা উপায় কি? হাইলাইটার নামে একটি নতুন অনলাইন ডকুমেন্ট সহযোগিতার পরিষেবাটি আপনাকে টীকাগুলি তুলে ধরার জন্য রঙ কোডিং ব্যবহার করতে দেয়, যা পরিষেবাটি মূল নথির কাছ থেকে আলাদাভাবে ট্র্যাক করে।

নথিগুলিতে সহযোগিতা করে এমন লোকেদের চাহিদাগুলির সমাধান করার জন্য ডিজাইন করা পণ্যগুলি বেশ কিছু সময় ধরে চলছে। একটি পরিচিত উদাহরণ মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ট্র্যাক পরিবর্তন ক্ষমতা; কয়েক বছর আগে চালু করা এই বৈশিষ্ট্যটিকে ব্যবহারকারীরা একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট মন্তব্যের সাথে এবং অন্যান্য সহযোগীদের গ্রহণ বা বাতিল করতে পারে এমন পরিবর্তিত প্রস্তাবনাগুলিকে চিহ্নিত করে।

অনেক সুপরিচিত ওয়েব পরিষেবাগুলিকে ভাগ করে নেওয়া দস্তাবেজের অ্যাক্সেস সহ অত্যন্ত নমনীয় নথি সহযোগিতা বিকল্প প্রদান করে। Microsoft Office Live এবং WebEx WebOffice, উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে ভাগ করা, পর্যালোচনা এবং সংশোধন করার জন্য একটি ব্যক্তিগত অনলাইন সাইটে দস্তাবেজ আপলোড করতে দেয়। বেসক্যাম্প ডকুমেন্ট সহযোগিতার জন্য একটি অনলাইন রাইটবোর্ড প্রদান করে, পাশাপাশি সহজ প্রকল্প পরিচালন পরিষেবা।

হাইলাইটার, বর্তমানে বিটা পরীক্ষায়, নথি সহযোগিতায় বিশেষভাবে বিশেষজ্ঞ। এটি আরো জেনেরিক অনলাইন শেয়ারিং পরিষেবাগুলিতে অনুপলব্ধ সুবিধা প্রদান করে - সর্বাধিক উল্লেখযোগ্যভাবে একটি স্বজ্ঞাত রঙ-কোডিং স্কিম, যা ব্যবসার টিমের উদ্বেগের বিষয়কে তুলে ধরে।

হাইলাইটারের মন্তব্যগুলি পরিবর্তন করে এবং পরিবর্তিত আলাদাভাবে প্রস্তাব দেয় যাতে তারা মূল নথিটি অস্পষ্ট না করে । আসলে, আপনি নথিতে নিজেই হাইলাইটারে পরিবর্তন করতে পারবেন না, যা কিছু ব্যবহারকারীদের জন্য এটি অনুপযুক্ত হতে পারে। কিন্তু পরিস্থিতি যেখানে ট্র্যাকিং সহযোগীদের 'উদ্বেগের বিষয় গুরুত্বপূর্ণ, এটি বেশ সহজেই হতে পারে।

হাইলটার ভুলভাবে এই আমদানি করা পিডিএফ ডকুমেন্টের মধ্যে ছোট হাতের অক্ষরকে গননা করেছেন।

হাইলাইটার একটি কাজ চলছে, তাই আমি নির্ভর করতে বলব না এটি বিশেষভাবে যখন আপনি গুরুত্বপূর্ণ নথিতে কাজ করছেন; আপনি এটি সঙ্গে diificulties মধ্যে চালানো হলে অন্য কিছু ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত করা। উদাহরণস্বরূপ, পরিষেবাটি বলে যে এটি Word, PDF, এবং HTML ফরম্যাটে দস্তাবেজগুলিকে সমর্থন করে, তবে আমি পিডিএফ ফাইলগুলি আপলোড করার জন্য পুরোপুরি বিশ্বস্তভাবে রেন্ডার করা হয়নি। (HyLighter স্বীকার করে যে এমবেডেড গ্রাফিক্স সহ কিছু multicolumn পিডিএফ, যেমন বাম দিকের উপরে প্রদর্শিত স্ক্রীন শটের মধ্যে একটি, সঠিকভাবে প্রদর্শন করা যাবে না।)

অন্যদিকে, ওয়ার্ড ডকুমেন্টগুলি নিখুতভাবে প্রদর্শিত হয়েছে। হাইলাইটার বলেছেন যে এটি গ্রাফিক্স, অডিও, এবং ভিডিও ফাইলগুলিতে এন্টোটাইন্সকে অবশেষে সমর্থন করার পরিকল্পনা করছে।

হাইলাইটারের কাজগুলি কীভাবে

হাইলাইটটার দুটি ধরনের ব্যবহারকারীকে স্বীকার করে: ডকুমেন্টের প্রযোজক, এবং আমন্ত্রিত ব্যক্তি - প্রযোজক সহযোগিতায় অংশ নিতে জিজ্ঞাসা হাইলাইটারের সাইটে সংক্ষিপ্ত অ্যানিমেশনকৃত টিউটোরিয়ালগুলি আরো বিস্তারিতভাবে উভয় ব্যবহারকারীর ভূমিকা ব্যাখ্যা করে।

প্রযোজক পরিষেবাটির জন্য সাইন আপ করে একটি নথি আপলোড করে প্রক্রিয়া শুরু করে। প্রথমবার আমি সাইন আপ করার চেষ্টা করেছিলাম: আমি একটি ছোটখাট সমস্যার মধ্যে দৌড়াছি: ই-মেইলের মাধ্যমে আমি একটি স্বীকারোক্তি পাইনি। কিন্তু দ্বিতীয় চেষ্টা পরের দিন, আমি সফল ছিলাম।

একবার লগ ইন, আপনি একটি অতিরিক্ত ইন্টারফেস দেখতে পাবেন। শীর্ষস্থানীয় জুড়ে আপনি উত্থিত নথির অ্যাক্সেসের জন্য মেনু বিকল্পগুলি এবং আপনার সহযোগিতায় আমন্ত্রণ জানানো ডকুমেন্টগুলি। একটি ডান পাশের প্যানের মধ্যে আপনার প্রোফাইল পরিবর্তন এবং ডকুমেন্টগুলি আমদানি করার জন্য লিঙ্ক রয়েছে যা আপনি হাইলাইটারে কাজ করতে চান।

নথিগুলি আমদানি করা সহজবোধ্য। আপনি একটি ডকুমেন্টের শিরোনাম প্রদান করুন, আপনার পিসিতে ফাইলটি সনাক্ত করুন, একটি ড্রপ ডাউন মেনু থেকে নির্বাচিত একটি কপিরাইট অবস্থা (সুরক্ষিত, মুলতুবি, অথবা প্রযোজ্য নয়) নির্দিষ্ট করুন, আপনি যদি চান তবে একটি বিবরণ লিখুন, এবং ই-মেইল ঠিকানাগুলি তালিকাভুক্ত করুন যাদেরকে আপনি সহযোগী হিসেবে আমন্ত্রণ জানাতে চান।

প্রতিটি আমন্ত্রনকারী ডকুমেন্টের ইনপুট অনুরোধের একটি ই-মেইল বার্তা পায়। একটি ডকুমেন্টে কাজ করার আগে, আমন্ত্রণকারীকে অবশ্যই একটি হাইলাইটার অ্যাকাউন্ট স্থাপন করতে হবে।

মন্তব্য, পরিবর্তন না

অনলাইন পিসিতে আপনার পিসিতে একটি ডকলোড আপলোড করার পরে (যা কয়েক সেকেন্ড সময় নেয়), আপনি শুরু করতে পারেন এটি টীকা।

হাইলাইটারের রং বারগুলি রঙিন মার্কার কলম দিয়ে বাস্তব-বাস্তবিক হাইলাইটগুলি প্রয়োগ করে: তারা পাঠ্যকে অস্পষ্ট করে না। হলুদ বারগুলি হাইলাইট পজিশনগুলি যেখানে আপনি একটি মন্তব্য করেছেন, নীলরা অন্যদের কাছ থেকে মন্তব্যগুলি নির্দেশ করে, এবং সবুজ বিষয়গুলি সাধারণ উদ্বেগগুলির ক্ষেত্রে সংকেত দেয়। সহযোগীরা একটি সেগমেন্টে বিশেষ করে শক্তিশালী আগ্রহ দেখায় যখন নীল বা সবুজ রংয়ের অন্ধকার ছায়া দেখায় - উদাহরণস্বরূপ, যখন বেশ কয়েকজন অংশগ্রহণকারী একই পাঠের বিষয়ে মন্তব্য করে।

মন্তব্যগুলি দস্তাবেজের ডান দিকে একটি প্যানের মধ্যে উপস্থিত হয়। প্রতিটি মন্তব্য তার লেখকের নাম অধীনে প্রদর্শিত হবে, এবং লেখক এর নামের ডানদিকে একটি ছোট বক্স আকৃতির আইকনে ক্লিক প্রাসঙ্গিক হাইলাইট লাল সক্রিয় অন্যান্য ছোট আইকনগুলি আপনাকে প্রতিস্থাপন, যোগ করতে বা মন্তব্যগুলি সরাতে দেয়।

যখন আপনি মন্তব্য যুক্ত বা প্রতিস্থাপন করেন, তখন একটি সাধারণ পাঠ্য-সম্পাদনা বাক্স প্রদর্শিত হয়, কিছু সাধারণ বিন্যাসকরণ বিকল্পগুলি যেমন বোল্ডফস এবং ইটালিক্স প্রদান করে। আপনি একটি বহিরাগত সার্ভারে ওয়েব সাইট বা ডেটার লিঙ্কগুলি সন্নিবেশ করতে পারেন - উদাহরণস্বরূপ - YouTube থেকে ভিডিওগুলি - কিন্তু আপনি বাহ্যিক ডাটাকে হাইলায়ারে আপলোড করতে পারবেন না।

মন্তব্য কলামের উপরে অবস্থিত বাটনগুলি অতিরিক্ত নথি-ওয়াইড উপলব্ধ ফাংশন এক আপনাকে একটি জি নোট তৈরি করতে দেয় - একটি সাধারণ মন্তব্য যা ডকুমেন্টের কোনো নির্দিষ্ট এলাকায় সংযুক্ত নয়। একটি তুলনামূলক বোতামটি আপনাকে মন্তব্যগুলির মন্তব্যগুলি ব্যাখ্যা করতে দেয় - আপনার নিজস্ব, বলুন, অথবা কেবলমাত্র সহকর্মীদের।

সহযোগিতার একসময় সম্পন্ন হওয়ার পরে, আপনি একটি এক্সপোর্ট বোতাম টিপে একটি HTML ফাইলে ডকুমেন্ট এবং মন্তব্যগুলি এক্সপোর্ট করতে পারেন, আপাতদৃষ্টিতে সেবা এর দরকারীতা সীমিত (হাইলাইটারটি ভবিষ্যতে RTF, পিডিএফ এবং সম্ভবত ওয়ার্ড বিন্যাসে এক্সপোর্টের জন্য সহায়তা অন্তর্ভুক্ত করার পরিকল্পনা করছে।)

গড় সময়, হাইলাইটার্সের সহায়তা ফাইলটি একটি কার্যকর সমাধান প্রস্তাব করে যা সহজ ভিউ বোতামটি ব্যবহার করে: একটি সংকীর্ণ উইন্ডো তৈরি করতে এটি ক্লিক করুন যেখানে হাইলাইট করা ডকুমেন্ট উপরের প্যানে এবং নীচের প্যানে মন্তব্যগুলি প্রদর্শিত হয়। যতক্ষণ না আপনার একটি খুব ছোট প্রদর্শন আছে, ততক্ষণ আপনার ডকুমেন্ট তৈরির অ্যাপ্লিকেশনটি খুলতে যথেষ্ট হবে (উদাহরণস্বরূপ, উদাহরণস্বরূপ) একটি সহজ সংকীর্ণ উইন্ডোর পাশাপাশি সহজ দৃশ্য উইন্ডো; তারপর আপনি ম্যানুয়ালি পরিবর্তন করতে পারেন। স্পষ্টতই, এটি কাজ করার জন্য একটি কার্যকর উপায় নয়।

কি হাইলাইটারের মূল্য কি?

আমি হাইলাইটারকে দস্তাবেজ থেকে মন্তব্যগুলিকে আলাদা করার উপায় পছন্দ করি। বেশিরভাগ ওয়েব ভিত্তিক সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি নথিটি নিজেই সংশোধন করে এবং ফলস্বরূপ, যখন অনেক ব্যবহারকারী জড়িত থাকে তখন মূল পাঠের উদ্দেশ্য ও স্বর হারিয়ে যেতে পারে।

কেবলমাত্র এক বা দুইজন লোক আপনার নথির পুনর্বিবেচনা করলে, মন্তব্য মধ্যে ডুবে ঝুঁকি খুব ছোট হতে পারে। এদিকে, মূল ডকুমেন্টের মন্তব্য এবং পরিবর্তনগুলি হস্তান্তর করার অতিরিক্ত কাজটি বড় দুর্ঘটনা হতে পারে।

হাইলাইটারটি তার বিটা সময়কালে ব্যবহারের জন্য বিনামূল্যে এবং পরিষেবাটি প্রকৃত প্রতিশ্রুতি প্রদর্শন করে। যদি আপনি নথিগুলিতে সহযোগিতা করতে চান তবে আমি এটি সুপারিশ করার চেষ্টা করি যে এটি আপনার শৈলীকে উপযুক্ত কিনা তা পরীক্ষা করুন।

একবার হাইলাইটারের চূড়ান্ত সংস্করণ প্রদর্শিত হলে এটি একটি অ্যাপ্লিকেশন হিসাবে উপলব্ধ হবে যা ব্যবহারকারীরা তাদের সার্ভারে ইনস্টল করতে পারবে একটি হোস্ট সেবা হিসাবে ভাল হিসাবে মূল্য নির্ধারণ করা হয় নি।

রিচার্ড মোরোকোভ একটি আইটি পরামর্শক ও লেখক।