পেপারহীন অফিস সমাধান অ্যাম্বুলেন্স সার্ভিস উদ্ধার করে

যখন জর্জিয়ার প্রথম responders- ভিত্তিক জাতীয় ইএমএস কাজ করতে যায়, তারা জীবন রক্ষা করে তারা কাগজভঙ্গের একটি পর্বত তৈরি করে, যা অবশ্যই সঠিকভাবে পরিচালিত এবং নিরাপদে সাত বছরের জন্য সর্বনিম্ন সংরক্ষণ করা আবশ্যক। এই সমস্ত দস্তাবেজগুলি সংগ্রহের একটি বিশাল কাজ ছিল, যার জন্য কোম্পানির এটি সব সংরক্ষণের জন্য একটি বৃহৎ গুদাম স্থান ব্যবহার করা প্রয়োজন। এবং এটি সব সংরক্ষণ এবং পরিচালনার জন্য শ্রমঘটিত নষ্ট হয়ে যায় এবং প্রয়োজনীয় কাগজপত্র উদ্ধার করা হয়, 1২ জন ব্যক্তির অফিসের কর্মীদের উপর জবরদস্তি করা হয়।

এই সব কাগজপত্র নিয়ন্ত্রণের জন্য, জাতীয় ইএমএস নামক কম্পিউটার ট্রাবলসউইটার এনআরডি। আমরা কোম্পানির বর্তমান অবকাঠামোর মূল্যায়ন করেছি এবং একটি সমাধান নিয়ে এসেছি যা স্বাস্থ্য বীমা গোপনীয়তা এবং পোর্টেবিলিটি অ্যাক্ট এবং অন্যান্য সরকারী নিয়মের কঠোর প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে এই সমস্ত ডকুমেন্টেশন পরিচালনার প্রক্রিয়াকে সহজ করে তোলে।

ডকুমেন্ট ওভারলোড

যতক্ষণ না বলা হয় আমাদের, জাতীয় ইএমএস ফাইল বক্স এবং বড় ফাইল ক্যাবিনেটের বাইরে কাজ করছে। ছয়টি উল্লম্ব ফাইলের ক্যাবিনেট সহ একটি ফাইল রুমে ফাইল সংরক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয় এবং প্রত্যেক কয়েকমাসে ক্যাবিনেটগুলি পূর্ণ হবে। সেই সময়ে, ফাইলগুলি দীর্ঘমেয়াদী গুদামের সংগ্রহস্থলে স্থানান্তরিত হবে, যেখানে তারা সাত বছর ধরে বসবে। এদিকে, কোম্পানি নথি উদ্ধার করার জন্য কুরিয়ারকে নিয়োগ করে এবং তাদের অফিস ও গুদামের মধ্যে বিতরণ করে।

[আরো তথ্য: মিডিয়া স্ট্রিমিং এবং ব্যাকআপের জন্য সর্বোত্তম NAS বাক্স]

এছাড়াও, কোম্পানিটি মেডিকেয়ার এবং মেডিকেডের সাথে কাজ করে, তারা একাধিক ফাইল ব্যবহার করার জন্য নথি একাধিক কপি করতে হবে কয়েক ডজন বার দিন, কর্মীদের স্টোরেজ থেকে বিদ্যমান ফাইলগুলি টেনে আনতে হবে, যা পাওয়ার জন্য প্রায় 15 মিনিট সময় লাগে, ফাইলের রুমে যান, ফাইলে খুঁজুন, টানুন, এবং তাদের ডেস্কে ফিরে যান। আমরা হিসাব করে দেখি যে তারা প্রতিদিন পুরো ফাইলগুলিকে সমুদয় ডুবে যাচ্ছে।

আমরা এই কাগজটি বন্ধ করার এবং কোম্পানির কর্মপ্রবাহকে সহজতর করতে, শ্রম খরচ কমাতে এবং দক্ষতা বাড়ানোর জন্য একটি পরিকল্পনা নিয়ে এসেছি।

স্মার্ট ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট

প্রথম কাজ যা আমরা করতে চেয়েছিলাম ফাইল ক্যাবিনেট এবং কাগজে কোম্পানির নির্ভরতা দূর করা। সব কাগজপত্র ডিজিটালাইজ করার জন্য, আমরা কোডাক ডবল পার্শ্বযুক্ত শীট-চিকিত্সা স্ক্যানার ইনস্টল। সমস্ত বিলিং কর্মকর্তাদের এখন তাদের নিজস্ব স্ক্রিনগুলি তাদের ডেস্কগুলিতে রয়েছে এবং দুটি বৃহৎ কোডাক আই 1220 স্ক্যানার এখন সাধারণ ব্যবহারের জন্য কেন্দ্রীয়ভাবে অবস্থিত। দূরবর্তী কর্মীদের ছোট স্ক্যানারগুলিও থাকবে, এবং সরাসরি সার্ভারে সরাসরি স্ক্যান করবে।

আমাদের সমাধানের মূল অংশে, আমরা মন্ত্রিপরিষদ এনজি, একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম স্থাপন করি যা প্রদান করার সময় তাদের সাথে কাগজটি একসঙ্গে নামাতে সাহায্য করে একটি নিরাপদ, অডিট-চালিত সিস্টেম যা তাদের HIPAA এবং অন্যান্য প্রবিধানের সাথে আরও সহজে মেনে চলতে দেয়। এই লোডটি পরিচালনা করার জন্য আমরা একটি সার্ভার ইনস্টল করেছি, কারণ এটির চাহিদা কোম্পানির বিদ্যমান সার্ভারের জন্য খুব বেশি হবে। এই নতুন সার্ভারটি টার্মিনাল সার্ভারের ভূমিকা পালন করবে যাতে দূরবর্তী ব্যবহারকারীরা কোনও বিলম্বের সম্মুখীন না হয়ে সিস্টেমটি অ্যাক্সেস করতে পারে।

মন্ত্রিপরিষদ এনজি তাদের বিদ্যমান সিস্টেম থেকে তথ্য সরিয়ে দেওয়ার ক্ষমতাও রয়েছে তাই আমরা সমন্বয়কারী এবং পুনঃতদন্তকারী বিকল্পগুলিকে সংহত করার জন্য সুপারিশ করেছি এটা তাদের বিদ্যমান প্রোগ্রাম এবং পরিকাঠামো মধ্যে। এই পদ্ধতিতে তারা একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের জন্য প্রয়োজনীয় ফাইলগুলিকে টানতে সক্ষম হবে যা তারা তাদের বিলিং সফ্টওয়্যারে সিএনজি ক্লায়েন্টের সন্ধান না করেই টানেন। সিনক্রোনাইজরের সাহায্যে একটি একদিনের ইম্পোর্ট বা বিদ্যমান ডেটাবেসের চলমান সুসংগতকরণ যেমন তাদের বিলিং সফ্টওয়্যারের মত। রিট্রিউভার তাদের মন্ত্রিপরিষদকে তাদের বিদ্যমান প্রোগ্রাম বা ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনের সাথে যুক্ত করতে অনুমতি দেয় যাতে তারা সেই প্রোগ্রাম রিট্রিয়ারের গ্রাহককে সরিয়ে দেয় যখন সিএনজিতে ডকুমেন্টগুলি টানা হয়। এটি একটি বিশাল সুবিধা কারণ এটি তাদের আপগ্রেড বা প্রতিস্থাপন না করে তাদের বিদ্যমান প্রোগ্রামগুলিতে ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টকে একত্রিত করার অনুমতি দেয়।

আমরা এও সুপারিশ করছি যে তারা তাদের আরও সাধারণ কর্মগুলি স্বয়ংক্রিয় করার জন্য CNG এর কর্মপ্রবাহ ফাংশনগুলির সুবিধা গ্রহণ করে। তবে তারা অফিসের চারপাশে কাগজ সরানো এখন ইলেক্ট্রনিকভাবে করা যাবে। নতুন ওয়ার্কফ্লো তাদেরকে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিকে দ্রুত সঞ্চালন করতে দেয়, যেমন অনুমোদন জন্য একটি একক পরিচালকের জন্য সমস্ত সময় শীট রাউটিং এবং সম্পূর্ণ ফোল্ডারগুলি পর্যালোচনার জন্য নির্দিষ্ট কাউকে সরানোর জন্য ভবিষ্যতের কর্মপরিকল্পনাগুলি তাদের নথি তৈরির কিছু স্বয়ংক্রিয়করণ এবং তাদের অনুমোদন দেওয়ার প্রয়োজন হলে পরবর্তীতে তাদের সম্পাদনা করার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের রুট করবে। আমরা তাদের প্রয়োজন যে কোনও ডকুমেন্টের জন্য সতর্কতা ও শর্তাবলী তৈরি করতে সক্ষম হবো।

লাইসেন্সিং খরচ নিয়ন্ত্রণে রাখতে, আমরা একটি মন্ত্রিপরিষদ এনজি ২0-সীট লাইসেন্সের নাম প্রস্তাব করেছি এবং ব্যবহারকারী নাম এবং সমকক্ষ ব্যবহারকারী লাইসেন্সের সাথে এটি সুপারিশ করেছিলাম। এই ভাবে সমবয়স লাইসেন্স একাধিক ব্যবহারকারীদের যেমন, বিভিন্ন শিফ্টগুলিতে কাজ করে তাদের জন্য বরাদ্দ করা যেতে পারে।

পেওফ

আমাদের সমাধানের সুস্পষ্ট সুবিধা হল যে জাতীয় ইএমএস সমস্ত কাগজ এবং এটি সংরক্ষণের সাথে যুক্ত খরচ। HIPAA এবং অন্যান্য প্রবিধান সঙ্গে সম্মতি বজায় রাখা সহজ হবে, এবং ট্র্যাক সহজ। তারা প্রতিটি ফাইলের জন্য একাধিক কপি তৈরি করতে ব্যবহৃত উচ্চ ভলিউম কপি মেশিন পরিত্রাণ পেতে সহ, তারা উৎপাদন পরিমাণ পরিমাণ হ্রাস করে, কোম্পানী বছরে একটি আনুমানিক $ 6,000 সংরক্ষণ করবে।

জাতীয় ইএমএস এছাড়াও প্রায় 80 শ্রম ঘন্টা ফিরে আসবে প্রতি সপ্তাহে, যেহেতু কর্মচারীদেরকে এখন কাগজ ডকুমেন্টগুলি ফাইল এবং পুনরুদ্ধার করতে হবে না। এদিকে, সিএনজিতে ইলেকট্রনিক ট্র্যাকিং বৈশিষ্ট্য কর্মীদের দায়বদ্ধতার উন্নতি করবে। যে কোনো কাগজ নথি তারা এখন স্ক্যান করা এবং কাটা হতে পারে। পরবর্তী কয়েক বছর ধরে, প্রতিষ্ঠানটি ধীরে ধীরে তার গুদামের স্থান পুনরুদ্ধার করতে সক্ষম হবে কারণ বিদ্যমান আর্কাইভগুলিতে প্রয়োজনীয় সাত বছর সঞ্চয়স্থানের সময় পৌঁছে যাবে।

পেশাদারদের সাথে মিলন করুন

ডগ স্মিথ কম্পিউটার দুর্ঘটনাকারী এনআরডি এর মালিক এবং মালিকানাধীন, একটি Covington, জর্জিয়া-ভিত্তিক আইটি দৃঢ় সঙ্গে কর্মীদের উপর 50 বছরেরও বেশি যৌথ আইটি অভিজ্ঞতা। একসঙ্গে, টিম 50 টির বেশি শিল্প-সার্টিফিকেট জমা দেয়, যার মধ্যে একাধিক MCSE রয়েছে। তাদের সাথে যোগাযোগ করুন 404-477-130২ অথবা তাদের ওয়েব সাইটের মাধ্যমে।

ক্লাউড পরিষেবাগুলি, ভার্চুয়ালাইজেশন এবং সম্পূর্ণ নেটওয়ার্ক ওভারহাউস সহ - ছোট এবং মাঝারি ব্যবসার জন্য আরও বাস্তব-বিশ্বের কারিগরি সমাধানের জন্য - পিসি ওয়ার্ল্ডের টেক অডিট দেখুন

আপনি যদি একটি আইটি সমাধান সরবরাহকারী হন, তাহলে ছোট ব্যবসা বানিজ্যিক বাজারে পরিবেশন করুন এবং আপনি কিভাবে পিসি ওয়ার্ল্ড টেক অডিট / তে অবদান রাখতে পারেন তা শিখতে চান, [email protected] এ মেল পাঠান। । আমরা সর্বদা আরো প্রতিভাবান পেশাদারদের খুঁজছেন।

টেক অডিট ক্ষেত্রের আইটি পেশাদারদের সাথে সহযোগিতায় লিখিত এবং উত্পাদিত হয়। সমস্ত সুপারিশ ও মতামত লেখকদের স্বাধীন রায়ের প্রতিনিধিত্ব করে এবং অগত্যা পিসি ওয়ার্ল্ড বা এর সম্পাদকীয় কর্মীদের প্রতিফলিত হয় না।