অনলাইন মিটিং সরঞ্জাম সঙ্গে সময় এবং অর্থ সংরক্ষণ করুন

আপনি যদি আমার মত হন তবে আপনি সম্ভবত ব্যবসায়িক মিটিংগুলিতে অংশগ্রহণের ঘৃণা করেন। কিন্তু বেশ কয়েকটি দরকারী ইন্টারনেট-ভিত্তিক সরঞ্জামগুলি উদ্ভূত হয়েছে যা কর্মক্ষেত্রের সময়সূচীকে সাহায্য করতে পারে এবং তাদের আরও কার্যকরভাবে চালাতে পারে। এখানে সমস্ত সরঞ্জামগুলি সর্বাধিক জনপ্রিয় ওয়েব ব্রাউজারগুলির মধ্যে কাজ করে, এবং তাদের বেশিরভাগ বিনামূল্যে বা মোটামুটি কম মাসিক ফিতে পাওয়া যায়। একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতির জন্য উপযুক্ত কোন টুলটি বোঝার জন্য চ্যালেঞ্জটি হল, কারণ প্রতিটি মিটিং একই অবস্থার অধীনে রাখা হয় না।

একাধিক ক্যালেন্ডার সিঙ্ক করুন

অবশ্যই সবচেয়ে সাধারণ পরিস্থিতি হল এমন একটি স্থান যেখানে আপনি একটি সাধারণ ক্যালেন্ডার সিঙ্ক্রোনাইজ করতে চান, যেমন কেউ এর PDA এবং তাদের মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ডেস্কটপ মধ্যে, বা একটি বস এর ক্যালেন্ডার এবং একটি সহকারী এর মধ্যে। অনেক টিপস কাজ টিম সদস্যদের মধ্যে (বা এমনকি পারিবারিক সদস্য বা বন্ধুদের মধ্যে) ক্যালেন্ডার ভাগ করে নিতে পারে সহজ। গুগল ক্যালেন্ডার এবং ইয়াহু ক্যালেন্ডার উভয়ই বিনামূল্যের ক্যালেন্ডার সিঙ্ক এবং অন্যান্য বিভিন্ন পণ্যগুলি - ক্যালোগো এর সংযোগ, অ্যাপল এর মোবাইল মেই এবং আইটিউনস এর কম্পিউটার এবং আইফোন, নিউইভিস সিঙ্ক, এবং সুগার সিঙ্ক - উভয় পরিষেবাগুলির সাথে কাজ করে। BusySync এবং Spanning সিঙ্ক এছাড়াও Google ক্যালেন্ডারের সাথে অ্যাপল এর iCal ক্যালেন্ডার সিঙ্ক্রোনাইজ করে দেয়।

কিন্তু এই সিঙ্ক পরিষেবাগুলি সবসময় সঠিকভাবে কাজ করে না। সমস্যাটির অংশ হল যে অধিকাংশ অনলাইন ক্যালেন্ডার এবং সময়সূচি পণ্য ইভেন্ট এবং আমন্ত্রণগুলির জন্য ই-মেইল ব্যবহার করে এবং বিভিন্ন ক্যালেন্ডার প্রোগ্রামগুলিতে এই ধরনের ই-মেইল বার্তাগুলিকে কোনও সুস্পষ্ট রূপে সনাক্ত বা প্রয়োগ করা কঠিন। আরেকটি বিষয় হল যে যদি আপনি একটি এমবেডেড ইউআরএল সহ ক্যালেন্ডার প্রোগ্রাম থেকে একটি ই-মেইল পান, তবে আপনার কর্পোরেট এন্টিস্পাম সার্ভিসটি ব্লক করতে পারে। এবং এখনও অন্য পরিস্থিতিতে, দুটি ভিন্ন মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভারে দুইজন লোক একটি সাধারণ মিটিং নির্ধারণ করতে পারে - এক্সচেঞ্জ ক্যালেন্ডার উভয়ই হুবহু করা সম্ভব যাতে তারা একই Google ক্যালেন্ডার অ্যাকাউন্টের সাথে সমন্বয় করে, তবে এটি চতুর হতে পারে। যে শেষ সমস্যার জন্য একটি সম্ভাব্য সমাধান Google ক্যালেন্ডারের সাথে এক্সচেঞ্জ সার্ভারগুলিকে সিঙ্ক্রোনাইজ করতে Google Apps এর জন্য সেমফোরের মেল শ্যাডো ব্যবহার করা; সফ্টওয়্যার প্রতি ই-মেইল অ্যাকাউন্ট প্রতি বছরে 60 ডলার খরচ করে।

[আরও পাঠ্য: সেরা টিভি স্ট্রিমিং পরিষেবাগুলি]

গুগল ক্যালেন্ডার এবং ইয়াহু ক্যালেন্ডার উভয়ই কাজ করার সময় একটি বিষয় যা আর্কাইভ সম্পর্কে ই-মেইল অনুস্মারক পাঠাচ্ছে ঠিকানাগুলি সংগ্রহের জন্য মিটিংগুলি যতক্ষণ আপনি সঠিক ঠিকানায় প্রবেশ করেছেন ততক্ষণ, এই ফাংশনটি ভাল কাজ করে।

ক্লায়েন্ট সেট আপগুলি নিয়োগ করুন

টাইমড্রাইভারের ড্যাশবোর্ড আপনাকে আপনার বিভিন্ন অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলির অবস্থা দেখায়।

আপনি যদি আপনার ক্লায়েন্ট বা অন্য কোনও ব্যক্তি চান সরাসরি আপনার সময় বই আপনার কোম্পানী দ্বারা নিযুক্ত না? দীর্ঘদিন আগে, অ্যাপয়েন্টমেন্ট সচিবরা বসের ক্যালেন্ডারের দায়িত্বে ছিলেন এবং পেন্সিল এবং কাগজ দিয়ে মিটিং সময় সেট আপ হবে। এখন আপনি ক্লায়েন্ট এবং বাইরের সহকর্মীদেরকে স্ব-সেবা অ্যাপয়েন্টমেন্ট শংসাপত্রের ওয়েব সাইট, যেমন ঘোড়সওয়ার বা টাইমড্রাইভার হিসাবে নির্দেশ করতে পারেন এই সাইটগুলি আপনার কর্মচারীদের বিনামূল্যে এবং ব্যস্ত সময় প্রদর্শন করতে পারে, সেইসাথে অবশিষ্ট সময় "জায়" নিয়োগের জন্য উপলব্ধ। তারা ই-মেইল নোটিফিকেশনগুলিও পাঠায়, এবং এ্যাপয়েন্টমেন্টটি নিশ্চিত করার জন্য ওয়েব ব্রাউজারের বাইরে কোন বিশেষ সফ্টওয়্যারের প্রয়োজন হয় না। আপনি শহরের বাইরে যাচ্ছেন বা অন্যথায় অনুপলব্ধ, আপনি খুব সহজেই সময়সূচী সামঞ্জস্য করতে পারেন। উভয় সেবা একটি যুক্তিসঙ্গত খরচ জন্য উপলব্ধ: TimeDriver একটি বিনামূল্যে 90 দিনের ট্রায়াল আছে এবং তার পরে $ 30 বছর; ঘন্টার ঘন্টা তিনটি ভিন্ন পরিকল্পনা প্রদান করে, যার মধ্যে দুটি মাসিক বুকিংয়ের সুবিধা রয়েছে।

একটি সাধারণ মিটিংয়ের সময় বা একটি শিফ্ট সময়সূচী নির্ধারণ করুন

সেট-মিট করার সময়ে এটি বিভিন্ন কোম্পানীর অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে একটি সভা সংগঠিত করা অপেক্ষাকৃত সহজ।

কিভাবে একটি পরিস্থিতি যেখানে আপনি বিভিন্ন কোম্পানীর থেকে আসা মানুষ জন্য একটি সাধারণ সভা সময় ব্যবস্থা করতে চান? একটি সভা সংগঠক একটি সম্ভাব্য খোলা বারের সিরিজ সঙ্গে একটি ই-মেইল বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে পারে, এবং প্রতিটি অংশগ্রহণকারী তাদের সময়ের জন্য তাদের কাজ যা বন্ধ চেক করতে। কিন্তু যদি আপনি কখনো এই ধরনের সভা সংগঠিত করার চেষ্টা করেন, আপনি জানেন কিভাবে দ্রুত আপনাকে সমস্ত ই-মেইল প্রতিক্রিয়াগুলির মধ্যে সমাহিত করতে পারেন।

বিনামূল্যে সেবা SetMeeting.com (মিটিং এজেন্ট থেকে) এবং ডুডল এই বিষয়ে দরকারী। SetMeeting.com- এর সবচেয়ে বড় দুর্বলতাটি হল যে একবার আপনি প্রক্রিয়াটি শুরু করলে তা সরিয়ে ফেলা এবং শুরু থেকে শুরু না করে আপনাকে সভায় স্থান পরিবর্তন করার অনুমতি দেয় না। ডুডল, যা কম অপটিমাইজড এবং কম বৈশিষ্ট্য রয়েছে, প্রকৃতপক্ষে একটি সাধারণ সময় খুঁজে পেতে সহায়তা করার জন্য একটি ভোটকেন্দ্রের আরও বেশি; কিন্তু যদি আপনি এটি করতে চান তবে আপনি এটি আকর্ষণীয় পেতে পারেন।

Schedulefly- এর একটি ফেসবুক অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে, যাতে আপনি সেখানে আপনার স্থানান্তর ক্যালেন্ডারটি একত্রিত করতে পারেন।

আরেকটি পরিস্থিতি অন্তর্ভুক্ত হতে পারে, বলে, বেশ কয়েকটি শিফট শ্রমিক বা স্বেচ্ছাসেবকদের উপলভ্য সময় আপনি সমন্বয় করতে চান। যদিও এটি সত্যিই একটি মিটিং-নির্ধারিত বিষয় নয়, তবে এটি একটি সময় ব্যয়কারী কাজ হতে পারে যদি আপনি নিজে এটি মোকাবেলা করার চেষ্টা করেন বা অনেক পিছনে-ই-মেলের মাধ্যমে ব্যবস্থা করার চেষ্টা করেন। এই উদ্দেশ্য জন্য পরিকল্পিত সেবা Schedulefly এবং Shiftboard ডিজাইন করা হয়। সাবেক রেস্টুরেন্ট কর্মচারীদের জন্য উন্নত করা হয়েছিল, পরে মূলত স্বাস্থ্যসেবা বাজারের জন্য নির্মিত হয়েছিল, যখন। উভয় থেকে তাদের ফোকাস প্রসারিত হয়েছে, এবং কোনো ওয়েব ব্রাউজারে চালাতে পারেন। 19 জন ব্যবহারকারীদের জন্য Schedulefly $ 20 এক মাসে শুরু হয়; 5 টি অনন্য লগ-ইনগুলির জন্য শিফোর্ডটি $ 50 এ শুরু হয় বড় বড় গোষ্ঠীর জন্য ফি বেড়ে যায়। Schedulefly এর একটি ফেসবুক প্লাগ-ইনেরও আছে, তাই আপনি সেখানে স্থানান্তর সময়গুলি সমন্বয় এবং ঘোষণা করতে পারেন।

দূরদূরান্ত সহকর্মীদের ভ্রমণ সতর্কতা পাঠান

ট্রিপিটের প্রধান পাতা আপনার আসন্ন ভ্রমণগুলি দেখায় এবং কে আপনার শহরের কাছাকাছি ভ্রমণ করবে ।

তাত্পর্যপূর্ণ.কম দ্বারা দেওয়া একটি অস্বাভাবিক পরিষেবা। ওয়েব সাইটের পিছনে ধারণাটি হল আপনার ভ্রমণের ব্যবস্থা পোস্ট করার জন্য এবং আপনার সামাজিক নেটওয়ার্কিং বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করে আপনার সহযোগীদের এবং বন্ধুদেরকে যখন আপনার যাত্রাগুলি আপনাকে তাদের আশেপাশে নিয়ে যাবে, অথবা তারা যখন আপনার কাঠের গলায় থাকবে তখন এটি জানাতে হবে । অবশ্যই, সেট আপ মানে অন্য একটি সোশ্যাল নেটওয়ার্ক আরও আহ্বান পাঠানো, এবং আপনার ট্রিপট সার্কেল যোগদান করার জন্য যতটা সম্ভব মানুষ (বা অন্তত যে আপনি মুখোমুখি দেখতে চান) পেতে। কিন্তু একবার আপনার বন্ধুদের আপনার নেটওয়ার্ক আছে, আপনার ট্রিপ তাদের অবহিত তুলনামূলকভাবে সহজ: আপনি একটি বিশেষ ঠিকানা ([email protected]) আপনার এয়ারলাইন বা হোটেলের রিজার্ভেশন জন্য ই-মেইল নিশ্চিতকরণ ফরোয়ার্ড, এবং সাইট স্বয়ংক্রিয়ভাবে পার্স নিশ্চিতকরণের তথ্য, ভ্রমণকারী কে চিহ্নিত করুন, এবং আপনার নেটওয়ার্ক থেকে আপনার ভ্রমণ ভ্রমণপথ পোস্ট করুন। পরিষেবাটিও বিনামূল্যে, এবং এটি আপনার লিঙ্কডইন নেটওয়ার্কে সংহত করতে পারে যাতে আপনার স্ক্র্যাচ থেকে আপনার নেটওয়ার্ককে একত্রিত করতে না হয়।

আপনি দেখতে পারেন যে, সব ধরনের ওয়েব-ভিত্তিক পরিষেবা আপনাকে সময়সূচী এবং আপনার মধ্যে ব্যক্তি সভাগুলি আরো কার্যকরভাবে সমন্বয়। এখন যদি কেউ এমন একটি সেবা বিকাশ করতে পারে যা প্রত্যেকের জানাতে পারে যে আপনি আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য 10 মিনিট দেরী করছেন!