কেন তথ্যগুলি নিক্ষেপ করা উচিত

এটি একটি স্টোরেজ দুঃস্বপ্ন হতে পারে: নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা বৃদ্ধি এবং ইলেকট্রনিক রেকর্ড এখন মামলা মধ্যে খেলা যে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা দেওয়া, কিছু উদ্যোগ তারা নিরাপদ হতে শুধু তাদের প্রতিটি তথ্য সংরক্ষণ করা হয়। স্টোরেজ ডিপোজিটের একটি গেজ হিসেবে, আইডিসি বলেছে যে গত বছরের ডিপ স্টোরেজ থেকে সংগ্রহ করা মোট পরিমাণ ২007 সাল থেকে 40.5 শতাংশ বৃদ্ধি পেয়েছে।

অবশ্যই, স্টোরেজ মিডিয়া কম ব্যয়বহুল পেয়েছে। আইডিসি অনুযায়ী, ২007 থেকে ২008 সালের মধ্যে ডিজিটাল সঞ্চয়ের গিগাবাইটের মূল্য ২7 শতাংশের বেশি হ্রাস পেয়েছে। কিন্তু গড় উদ্যোগের স্টোরেজ প্রয়োজনীয়তাগুলি দ্রুত বৃদ্ধি পাচ্ছে, এটিকে চিরদিন ধরে দীর্ঘমেয়াদি ব্যবস্থাপনা চ্যালেঞ্জ তৈরি করতে পারে এবং কিছু পাওয়া যেতে পারে যখন মাথাব্যথা হতে পারে। বিশ্লেষক, এটর্নীদের এবং বিক্রেতারা বলছেন যে কিছু তথ্য উপাত্ত থেকে উত্তোলনের জন্য উদ্যোগগুলি ভাল - কিন্তু এটি নিরপেক্ষভাবে করছেন। আইটি বিভাগগুলির জন্য, এটি পরিকল্পনা, সাবধানে নির্বাহ, এবং এটি একা না যাওয়া মানেই।

"আরো কোম্পানিগুলি এই বিষয়টি নিয়ে সংবেদনশীল যে আমরা এই বিষয়ে স্টোরেজ নিক্ষেপ করতে পারি না," বলেছেন IDC বিশ্লেষক রিক ভিলার্স। দ্রুত বর্ধনশীল ডেটা স্টোরেজ বছরের পর বছর বজায় রাখা টেকসই নয়, তিনি বলেন। যে সব কোম্পানিগুলি সবকিছু সংরক্ষণ করে সেগুলি প্রায়ই সংরক্ষিত হয় বা মুছে ফেলা প্রয়োজন তা নিশ্চিত হয় না, সেগুলি যোগ করে - একটি চিহ্ন যা তারা সমস্যায় নিজেদের স্থাপন করছে।

[আরও পড়ুন: মিডিয়া স্ট্রীমিংয়ের জন্য সেরা NAS বক্স এবং ব্যাকআপ]

ডিস্কের মূল্যের উপরে, টেপ, নেটওয়ার্ক এবং ম্যানেজমেন্ট, একটি মামলার ক্ষেত্রে একটি ডেটা পুনরুদ্ধার করতে অনেক বেশি তথ্য জমা দিতে পারেন। "E- আবিষ্কার," প্রমাণিত হিসাবে ইলেকট্রনিক তথ্য সংগ্রহের প্রক্রিয়া খুঁজে পাওয়া এবং কম্পাইল করার জন্য 1 মিলিয়ন ডলার খরচ হতে পারে EMC- এ E- আবিষ্কার এবং সম্মতি ভাইস প্রেসিডেন্ট অ্যান্ড্রু কোহেন।

যারা আছে এই দ্বিধাহীন গবেষণা একটি কোম্পানী অঢেলভাবে তথ্য মুছে ফেলার দ্বারা খুব বেশী সঞ্চয় বা নিজেকে বিপন্ন না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য বিভিন্ন পদক্ষেপ সুপারিশ। সাহায্য করার জন্য সেখানে প্রযুক্তি আছে, কিন্তু এটি মানুষের ইনপুটও লাগে।

তথ্য সংরক্ষণের সমস্যা প্রতিটি সংস্থার নিজস্ব উদ্দেশ্য, যেমন প্রাতিষ্ঠানিক মেমরি, লেনদেনের অনুসন্ধান এবং বিশ্লেষণের জন্য তথ্য সংরক্ষণ করা প্রয়োজন, এবং তাই অন অধিকন্তু, সার্বজনীয়-অক্সলে অ্যাক্ট এবং স্বাস্থ্য বীমা পোর্টেবিলিটি এবং জবাবদিহিতা আইন (HIPAA) এর মতো প্রবিধানগুলি একটি নির্ধারিত সময়ের জন্য নির্দিষ্ট ধরণের সামগ্রী সংরক্ষণের জন্য উদ্যোগের প্রয়োজন। এবং আরো যেমন প্রবিধান কর্মের মধ্যে আছে, এন্টারপ্রাইজ কৌশল গ্রুপ বিশ্লেষক ব্রায়ান Babineau নোট তিনি বলেন, "যদি আপনি ব্যবসা করেন তবে আপনি একরকম নিয়ন্ত্রিত হবেন।"

তবে তথ্য সংরক্ষণের ফলে ঝুঁকির জন্য আপনাকে সেটাপ করা হচ্ছে: মামলাগুলিতে ই-ডিসকভারি সংক্রান্ত অনুরোধগুলি একটি কোম্পানির তথ্য ও তথ্য ব্যবস্থাপনাকে নিরীক্ষণের জন্য বন্ধ করে দেয় । আরো আপনি সংরক্ষণ, আরো তারা জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারেন, ক্ষতিকারক ফলাফল মতভেদ বৃদ্ধি। কিন্তু যদি আপনার তথ্য সংগ্রহ এবং অপসারণ নীতিগুলি কঠোর এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ না হয় তবে আপনি আদালতে সন্দেহের উপকারিতা হারাতে পারেন কেন কিছু তথ্য পাওয়া যায় না।

কিছু কিছু ক্ষেত্রে, প্রবিধান আপনাকে কি করতে হবে তা আপনাকে বলবে, কিন্তু প্রায়ই তারা আপনাকে শুধু ন্যূনতম আপনাকে বলবে বা, সিভিল পদ্ধতির জন্য ফেডারেল বিধিগুলির ক্ষেত্রে, কীভাবে স্টোরেজ সিদ্ধান্ত নিতে হবে তা নির্দেশিকা প্রদান করে না।

কয়েকটি সংস্থা যা অনেক বছর ধরে ডেটা নিয়মাবলী মেনে চলতে হয়েছে এমন বিভাগ আছে যা রেকর্ড ব্যবস্থাপনার বিশেষজ্ঞ, যা দায়ের টুকরা কাগজ দিয়ে শুরু হয়। কারণ আইনগুলি জটিল এবং দেশগুলির মধ্যে পরিবর্তিত হয়ে থাকে, তাই এই বিশেষজ্ঞরা প্রায়ই বিভিন্ন ধরনের তথ্যগুলির জন্য প্রয়োজনীয় ম্যানুয়াল প্রয়োজনীয়তা রাখে, যা আইটি বিভাগের সহজ পদ্ধতিতে পদ্ধতিতে অনুবাদ করা যায় না।

সংগ্রহস্থল বিশ্লেষণ, স্টোরেজ প্রযুক্তি বা পদ্ধতি নয় প্রথম ধাপটি নির্ধারণ করা হয় যে কোন তথ্য রাখা হয়েছে, তাহলে এটি কীভাবে ধরে রাখতে হবে। আইটি তথ্য বিশ্লেষণ সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে এখানে একটি কী ভূমিকা পালন করতে পারে, Babineau বলেছেন। এক্সটারো, ভিভিসিমো, অটোমোনিম এবং ডিজিটাল রিফ বিক্রিত সফটওয়্যার কোম্পানিগুলি যেগুলি কোনও সংস্থার তথ্য এবং কীভাবে তার কর্মচারীরা সাধারণত সেই ডেটা ব্যবহার করে তা সনাক্ত করতে সাহায্য করে। যে তথ্যগুলি আইনী ও কর্পোরেট উদ্দেশ্যে উভয়েই সংগ্রহ ও রক্ষণাবেক্ষণ করা উচিত তা নির্ধারণে সহায়তা করতে পারে।

ফরেস্টার রিসার্চ বিশ্লেষক অ্যান্ড্রু রিইখম্যান বলেন, আইটি বিভাগ তাদের সংরক্ষণ নীতিগুলিকে যথাযথভাবে সুরক্ষিত রাখতে এবং তাদের সঞ্চয় করতে হবে তা কমিয়ে দিতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারকারীর জনগোষ্ঠীগুলি যেমন এক্সিকিউটিভ, ব্যাক অফিস অফিসার, এবং যারা কোম্পানির বৌদ্ধিক সম্পত্তির সাথে মোকাবিলা করে তাদের শ্রেণিতে বিভক্ত করে, এবং তাদের ই-মেলকে ভিন্নভাবে ব্যবহার করে। তবে এটি আইনীভাবে সুরক্ষার জন্য একটি সুনির্দিষ্ট, নিয়মিত নীতির সাথে সম্পৃক্ত হওয়া উচিত। তিনি বলেন।

"আপনি ছোটো ছোটো তথ্যকে আলাদা করতে পারেন যা প্রকৃতপক্ষে বিশদ তথ্য থেকে সংবেদনশীল, যা সংবেদনশীল নয়, খরচ রিচমেন বলে।

কিন্তু শেষ পর্যন্ত, প্রযুক্তি আপনার জন্য নীতিগুলি লিখতে পারে না। "আইটি এবং সম্মতি অফিসারদের মধ্যে মনের একটি বৈঠক থাকা দরকার," বাবিনউউ বলেন।

এই প্রক্রিয়াটি কঠিন হতে পারে কারণ দুটি গ্রুপ মূলত বিভিন্ন ভাষায় কথা বলে। আইটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা কোনও অ্যাপ্লিকেশন বা বিভাগের সাথে সম্পর্কিত হয় তার উপর ভিত্তি করে কিছু তথ্য দেখেন, যখন রেকর্ড পরিচালকরা এটি সম্পর্কে বুদ্ধিবৃত্তিক সম্পত্তি বা অন্যান্য ধারণাগুলির বিষয়ে চিন্তা করতে পারে তাদের একসঙ্গে কাজ করার জন্য একটি সাংগঠনিক চ্যালেঞ্জ হল যে কিছু সংগঠনকে একত্রিত করে সমাধান করেছে, অন্য সংস্থাগুলি রেকর্ড বিশেষজ্ঞরা আইটি টিমকে পরামর্শ দেয়, IDC এর ভিলার্স বলছে।

ব্যাকআপ এবং সংরক্ষণাগার ভ্রান্ত না হওয়া উচিত একবার দলগুলি নৈপুণ্য নীতিতে একত্রিত হয়েছে, এটি আর্কাইভ থেকে ব্যাকআপ আলাদা করার জন্য একটি ভাল ধারণা, ESG এর Babineau বলেছেন। ব্যাকআপের উদ্দেশ্য সবকিছুকে একটি অনুলিপি তৈরি করা, যাতে একটি অপ্রত্যাশিত তথ্য হারিয়ে যাওয়ার পর ব্যবসাটি তার পায়ে ফিরে আসতে পারে। "আমরা কোনভাবেই এটিকে 'তথ্য সংরক্ষণের একটি দুর্দান্ত উপায়' রূপে রূপান্তরিত করেছি," তিনি বলেছেন।

একটি ব্যাকআপ সিস্টেমের জন্য ক্ষুদ্রতর নিয়ন্ত্রন নেই যাতে কিছু সময়ের জন্য কিছু সময়ের জন্য তথ্য সংরক্ষণ করা যায় এবং অন্যদের জন্য আরও বেশি সময় লাগে, তিনি বলেন. উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক রেকর্ডকে সাত বছর ধরে সংরক্ষণ করা প্রয়োজন, তবে এটি সংরক্ষণের ভুল স্থান 55,000 অন্যান্য ফাইলগুলির সাথে ব্যাকআপ টেপে রয়েছে।

"যদি আপনি সাত বছর ধরে ব্যবসায়িক রেকর্ড সংরক্ষণ করতে চান তবে আপনার 55,000 ফাইল সংরক্ষণ করে সাত বছর হিসাবেও ভাল ", Babineau বলেছেন। এবং বিভিন্ন ধারণার প্রয়োজনীয়তার সাথে ডেটা প্রকারগুলির জন্য পৃথক ব্যাকআপ প্রসেসগুলি ব্যয়বহুল এবং জটিল। এটি যোগ করে।

কেবলমাত্র নির্দিষ্ট সময়সীমার জন্য নির্বাচনযোগ্য তথ্য সংরক্ষণের জন্য ব্যবহার করা উচিত। ব্যাকআপ থেকে আলাদা এবং বিশেষ সরঞ্জামের সাথে সম্পন্ন, প্রক্রিয়াটি আরো মসৃণভাবে চালানো হয় এবং খুব বেশি বা খুব সামান্য তথ্য সঞ্চয় করতে বাধা দেয়, বাবায়ুনউ বলেন। IBM, Symantec, এবং অন্যদের আলাদা অ্যাপ্লিকেশনগুলি যা নীতির উপর ভিত্তি করে ব্যাকআপ এবং আর্কাইভের ডেটা বিশ্লেষণ করে, এবং CommVault একটি একক সরঞ্জাম অফার করে যা ব্যাকআপ এবং আর্কাইভের জন্য প্রার্থীদেরকে আলাদা করতে পারে।

ই-ডিসকভারি চ্যালেঞ্জ মোকাবেলা করা কঠিন ই-ডিসকভারেশনের সম্ভাব্যতাটি সমাধান করতে একটি কঠিন সমস্যা উপস্থাপন করতে পারে। ই-ডিসচার্জ মামলার সাথে সংশ্লিষ্ট যে কোনও বিষয় সম্পর্কে এটি বিশ্বাস করে যে অন্য যেকোনো বিষয়ে ইলেক্ট্রনিক রেকর্ডগুলি চাওয়া একটি মামলায় এক পক্ষকে জড়িত করে। সাধারণত ই-ডিকোভারি অনুরোধের সবচেয়ে বড় অংশ ই-মেইলে কর্মচারীদের সাথে ই-মেইল জড়িত থাকে যারা মামলার সাথে যুক্ত হতে পারে, কিন্তু অনুরোধে শব্দ প্রক্রিয়াকরণ ডকুমেন্টস, সোর্স কোড বা অন্যান্য ধরনের ডেটাও অন্তর্ভুক্ত হতে পারে, বিশেষ করে ওয়েন্ডি কার্টিস, বিশেষ পরামর্শ Orrick Harrington এবং Sutcliffe- এ ই-আবিষ্কারের জন্য।

যত তাড়াতাড়ি একটি কোম্পানী যুক্তিযুক্তভাবে প্রত্যাশিত হতে পারে এটি মামলা দায়ের করা হবে, মামলা অভিযোগের সাথে সম্পর্কিত মানুষ বা প্রকল্পের জড়িত কোন রেকর্ড রাখা একটি বাধ্যবাধকতা আছে। এর মানে হল যে সমস্ত ডাটা মুছে ফেলা বন্ধ করতে হবে, এমনকি যদি এটি রুটিন এবং স্বয়ংক্রিয় হয়, কার্টিস বলছে।

কেন? কারণ, যদি অভিযোগকারী ই-ডিক্রচারের মাধ্যমে কিছু তথ্য খোঁজে এবং জানতে না পান যে এটি তারিখটি না হওয়া উচিত তবে এটি জটিলতার কারণ হতে পারে যা আদালতের মামলাটি অকার্যকরভাবে বাড়িয়ে দেয় বা এমনকি কোম্পানির ক্ষেত্রে আঘাতও করে, কার্টিস বলছে।

এই ধরনের দৃশ্যের ভয়টি কিছু সংস্থাকে তাদের সমস্ত ডেটা সংরক্ষণ করার জন্য ড্রাইভ করে। কিন্তু এটা অগত্যা একটি ভাল ধারণা না, কার্টিস এবং অন্যদের বলুন। সবকিছু যদি সংরক্ষিত হয় তবে প্রাসঙ্গিক টুকরাগুলি খুঁজে পাওয়া কঠিন এবং আরো ব্যয়বহুল।

সাধারনত, যদি কোন সুনির্দিষ্ট নীতি ও সময়সূচী অনুযায়ী এটি করা হয় তবে আদালতগুলি রেকর্ডগুলি মুছে ফেলার ব্যাপারে ভ্রূক্ষেপ করবে না - এবং যদি কোম্পানীর মনে হয় যে তাদের রেকর্ডগুলির সাথে সম্পর্কিত কিছু বিষয়ে মামলা দায়ের করা হবে না। কার্টিস বলছেন, "আইন ও আদালত সুনিশ্চিত নীতি অনুযায়ী রেকর্ড ধ্বংস করার জন্য একটি নিরাপদ আশ্রয়কেন্দ্রে স্বীকৃত।"

তবে, এই নীতিটি অবশ্যই সঠিক হতে হবে এবং অনুসরণ করা হবে। চিঠি, সে যোগ করে। যদি আইটি বিভাগকে জিজ্ঞাসা করা হয় যে এটি কতখানি এটির পুরানো ই-মেইলটি প্রকাশ করে, "সাধারণীকরণগুলি যথেষ্ট নয়," সে বলে। "এটি সঠিক হতে হবে।" কোম্পানিগুলি যেগুলি প্রায়ই আর্থিক সেবা সংস্থাগুলির বিরুদ্ধে মামলা দায়ের করতে থাকে, আইটিকে কোম্পানির এটর্নীদের সহযোগিতায় তার ধারণার নীতিগুলি কাজ করতে হবে, তিনি বলেন।

ই-ডিসকভারি হল যেখানে ধরে রাখার জন্য সবচেয়ে ভালভাবে পরিকল্পনা রয়েছে তথ্য, প্রবিধান সঙ্গে মেনে চলুন, এবং ধীরে ধীরে এটি purging সব ড্যাশ করা হতে পারে, EMC কোহেন বলে। উদাহরণস্বরূপ, তিন বছর ধরে ধরে রাখার জন্য বলা হয় এমন আইনগুলি মেনে চলার জন্য একটি কোম্পানীর তিন বছরের বিশুদ্ধ চক্র থাকতে পারে। যদি একটি মামলা বরাবর আসে এবং কিছু ডকুমেন্ট আইনী হোল্ড রাখা হয় - যা অনির্দিষ্টকালের জন্য স্থায়ী হয় - একটি কোম্পানীর বাকি থেকে যারা পৃথক করতে সক্ষম হতে হবে যাতে এটি তার purging নীতি সঙ্গে অবিরত করতে পারেন কোহেন বলেন। "

" সব প্রধান সংরক্ষণাগার সরবরাহকারী সরঞ্জামগুলি এই ধরণের বিভেদকে নিয়ন্ত্রণ করার প্রতিশ্রুতি দেয় যাতে আপনি যে বিষয়গুলি বিষয় না করে সেগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন। ই-আবিষ্কার। তারা নিখুঁত নয়, কিন্তু অধিকাংশ তাদের নিজস্ব কাজ চেক করতে পারেন, ESG এর Babineau বলছেন। উদাহরণস্বরূপ, একজন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর একাধিকবার বিশ্লেষণ চালাতে পারেন এবং সফ্টওয়্যার ফলাফলগুলির মধ্যে কোনও বৈষম্যমূলক রিপোর্ট প্রদান করে।

স্টোরেজ হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যার সম্পর্কে কীভাবে ভাববেন একবার ব্যবসাগুলি তাদের ব্যাকআপ, ধারণ, এবং ই-আবিষ্কার কৌশল এবং নীতি, তারা পণ্য তদন্ত শুরু করতে পারেন, Ovum বিশ্লেষক টিম Stammers বলেছেন। যারা পণ্য মূল্যায়ন করা, তারা প্রথমে তাদের নিজস্ব স্টোরেজ প্রয়োজনীয়তা আসলে ক্রমবর্ধমান হয় কিভাবে দ্রুত খুঁজে বের করতে হবে। উপরন্তু, তারা মনে রাখতে হবে যে স্টোরেজ দাম কমে যাচ্ছে, তাই এটি বর্তমানে প্রয়োজনের তুলনায় আরো বেশি কিনতে পারে।

এছাড়াও, তারা ডেটা ডিডুপ্লাইনিংয়ের সাথে জড়িত একটি কৌশল দেখে, যা ডকুমেন্টগুলির সাধারণ উপাদানগুলিকে পরিত্যাগ করে। অনেক কপি এবং নাটকীয়ভাবে তারা প্রয়োজন ক্ষমতা পরিমাণ কাটা করতে পারেন, Stammers নোট এবং তারা অভ্যন্তরীণ সঞ্চয়স্থানের বিকল্পগুলি বিবেচনা করবে, যেমন ক্লাউড স্টোরেজ, যা আরো লাভজনক হতে পারে যদিও ডিস্কগুলি সময়ের সাথে কম ব্যয়সাপেক্ষ হবে, স্টাফম্যানরা তাদের পরিচালনা করতে পারবেন না।

যেসব কোম্পানি এই ধরনের প্রশ্নগুলির মাধ্যমে খনন করেনি বা তাদের ধারণ নীতি পরীক্ষা করে তারা ভুল পছন্দ এবং শেষ করতে পারে তাদের প্রয়োজনের চেয়ে বেশি স্টোরেজ বিনিয়োগ করে, বাবাইয়ু বলেন।