মাইক্রোসফ্ট অফিসে সহযোগিতা: বেদনাদায়ক কিন্তু অসম্ভব নয়

গুরুতর নথিগুলি তৈরি, সম্পাদন এবং বিন্যাসকরণের জন্য মাইক্রোসফ্ট অফিস দীর্ঘদিনের সোনার মান। Google দস্তাবেজ এবং অন্যান্য ওয়েব-ভিত্তিক প্রতিযোগীগণ, রিয়েল টাইমে দস্তাবেজগুলিকে ভাগ করে নিতে এবং Coedit করে সহজেই Office কেটে ফেলেছে।

নতুন অফিস স্যুটগুলি প্রবেশ করান। এই বছরের আগে মুক্তি, তারা আপনি ডেস্কটপ এবং ব্রাউজার অ্যাপ্লিকেশন মিশ্রন মাধ্যমে অন্যান্য মানুষের সাথে সহযোগিতা দেত্তয়া দ্বারা হারিয়ে স্থল আপ করুন। বৈশিষ্ট্যগুলি সঠিক দিকের একটি পদক্ষেপ, কিন্তু মাইক্রোসফট নতুন সহযোগিতায় অংশ নিতে অবশেষে এটি হওয়া উচিত যতটা সহজ হবে।

আপনি অফিস 365 সাবস্ক্রিপশন কেনার বা Office 2013 ডেস্কটপ সফ্টওয়্যার কেনার ব্যাপারে চিন্তা করছেন- অথবা ইতিমধ্যে coediting এর যন্ত্রণা এবং চিত্তবিনোদন সম্পর্কে জানতে একটি এক পড়া।

[আরও পড়া: সেরা টিভি স্ট্রিমিং সেবা]

আমি ওয়ার্ড, এক্সেল, ওয়ানোট, এবং পাওয়ার পয়েন্ট জন্য সহযোগিতা পরীক্ষা, উভয় সহকর্মীদের সঙ্গে একটি অফিস 365 ছোট ব্যবসা প্রিমিয়াম অ্যাকাউন্ট এবং আমাদের কোম্পানীর বাইরের লোক যাদের সাথে অফিস 2013 নেই।

বহিরাগতদের সাথে সহযোগিতা

সহযোগীদের সাথে একটি ডকুমেন্ট শেয়ার করার জন্য প্রথমে আপনাকে অবশ্যই এটি অনলাইনে SkyDrive এ সংরক্ষণ করতে হবে।

স্কাইড্রাইভ ক্লাউড স্টোরেজ এবং অফিস ওয়েব অ্যাপস ব্যবহারের মাধ্যমে, নতুন অফিস আপনাকে আপনার প্রতিষ্ঠানের ভিতরে বা বাইরে কোনও ব্যক্তির সাথে শেয়ার করতে এবং কৌধারের সাহায্যে দেয়।

উদাহরণস্বরূপ, কোনও ডকুমেন্ট সৃষ্টিকর্তা শব্দটি কোনও ডকুমেন্ট দেখতে বা সম্পাদনা করতে পারে ওয়েব অ্যাপ ফাইল মেনুতে যান এবং ভাগ করুন ক্লিক করুন, যা বোর্ডে অন্যদের পাওয়ার জন্য বিকল্পগুলি তুলে ধরে। মূলত, আপনি একটি শেয়ারিং লিংক তৈরি করুন এবং ইমেল বা তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণে এটি পাঠান, অথবা আপনি আপনার মনোনীত Outlook পরিচিতিগুলিতে ইমেল আমন্ত্রণগুলি জেনারেট করতে পারেন। লিঙ্কটি তৈরি বা পাঠানোর আগেই আপনাকে অবশ্যই ডকুমেন্টকে SkyDrive এ সংরক্ষণ করতে হবে।

ডকুমেন্টটি দেখতে বা সম্পাদনা করতে তাদের অনুমোদন করে এমন একটি লিঙ্ক পাঠিয়ে ওয়ার্ড, এক্সেল, বা পাওয়ারপয়েন্টে কাজ ভাগাভাগি করুন।

যখন প্রাপক লিঙ্কটি ক্লিক করে, একটি ব্রাউজার উইন্ডোটি Word, Excel, OneNote, অথবা PowerPoint ওয়েব অ্যাপে ফাইলটি খোলে। সচেতন থাকুন যে আপনি প্রাপককে নথিতে সম্পাদনা করার জন্য একটি লিঙ্কে পাঠিয়েছেন, এমনকি যদি আপনি ইমেল বা ইন্টারনেট ডাউনলোডের মাধ্যমে কোন ডকুমেন্ট খুলেন তবে প্রাপক সেই একই পপ-আপ মেসেজটি দেখতে পাবেন, কারণ এটি ইন্টারনেটের মাধ্যমে ডিফল্টভাবে, আপনি শুধুমাত্র নথিটি পড়তে পারেন। প্রাপককে সম্পাদনা করার জন্য একটি বোতামটি ক্লিক করতে হবে-একটি অদ্ভুত পদক্ষেপ, যেহেতু আপনি একটি লিঙ্ক তৈরি করেছেন যা বিশেষভাবে তাকে বা তার সাথে ডকুমেন্ট সম্পাদনা করার জন্য ক্ষমতায়ন করে।

আপনি এবং আপনার মনোনীত coauthors একই সময়ে ডকুমেন্টে কাজ করতে পারেন সীমাবদ্ধতা দম্পতি ওয়ার্ডে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি এবং আপনার সহকর্মীরা একযোগে একই অনুচ্ছেদটি সম্পাদনা করতে পারবেন না। যদি আপনি এটি করার চেষ্টা করেন, তাহলে আপনি সেই প্রভাবের জন্য একটি পপ আপ বার্তা পাবেন।

আপনি যখন কোনও নথিতে coauthor করার জন্য একটি আমন্ত্রণ গ্রহণ করেন, তখন এটি কেবলমাত্র পঠনযোগ্য মোডে একটি ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনে চালু হয়, এমনকি যদি আপনি সম্পাদনা করেন অনুমতি।

যে উপরে, আপনি আসলে একটি coauthor কাজ করা পর্যন্ত এটি যে ব্যক্তি এটি সংরক্ষণ করে দেখতে পারেন না। আপনি বাস্তব সময়ে বলতে পারেন, সৌভাগ্যবশত, যে অন্য কেউ ডকুমেন্টে কাজ করছে, যেহেতু অ্যাপ্লিকেশানটি coauthors এর নামগুলি পপ আপ। (বিকল্পভাবে, বর্তমানে কে সম্পাদনা করছেন তার ব্যাকস্টেজ ভিউয়ের জন্য ফাইল> তথ্য ক্লিক করুন।) যদি অন্য সম্পাদক Microsoft অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করেন না, তবে সে একটি জেনেরিক 'অতিথি' হিসাবে উপস্থিত হবে।

সংরক্ষিত পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হয় না। পরিবর্তে, ওয়ার্ড আপনাকে আপডেটগুলি উপলব্ধ করে, এবং আপনি সংরক্ষণ বা একটি coauthor এর কাজ দেখতে রিফ্রেশ বোতাম ক্লিক করতে হবে। একবার আপনি যখন পরিবর্তন করবেন, তখন ফ্যাকাশে সবুজতে হাইলাইট পরিবর্তন দেখা যাবে।

কোঅথ্রাইটিং একদমই ভাল কাজ করে যখন একজন ব্যক্তি Word ওয়েব অ্যাপ ব্যবহার করে এবং অন্যটি ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে। একই OneNote এর জন্য সত্য, যেখানে পরিবর্তনগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হয়, এছাড়াও ফ্যাকাশে সবুজতে হাইলাইট করা হয়।

ডেস্কটপের জন্য ওয়ার্ড, এক্সেল, এবং পাওয়ার পয়েন্ট ২013 আপনাকে সহকর্মীদের সাথে ডকুমেন্ট শেয়ার করে আমন্ত্রণ জানানো বা সম্পাদনা করার মাধ্যমে ইমেল আমন্ত্রণগুলি তৈরি করে।

আপনি এক্সেল সহ coedit করতে পারবেন না যখন এক ব্যক্তি ডেস্কটপ এক্সেল এ কাজ করছে যদি আপনি চেষ্টা করেন, স্প্রেডশীটটি লক করা বলে আপনি একটি বার্তা পাবেন। কিন্তু আপনি Excel ওয়েব অ্যাপে CoAuthor করতে পারেন, যা কার্যকারিতা অনেক বেশি সীমিত। একটি লেখক একটি সেল ছেড়ে দেয় পরে পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হবে, এবং তারা হাইলাইট করা হয় না থেকে এটি একটি coauthor পরিবর্তন হয়েছে কি বলার সহজ সবসময় না হয় কিন্তু, অন্যরা সক্রিয়ভাবে সম্পাদনা করছেন তা ইঙ্গিত দেয়।

সত্যের পরে পরিবর্তনগুলি তুলে ধরা হয়েছে।

মাইক্রোসফ্ট সুপারিশ করে যে পাওয়ারপয়েন্টের কোয়াইটারগুলি ডেস্কটপ বা ওয়েব এপ্লিকেশনের দিকেই নজর রাখে, একই সময়ে উভয়েই নয়। যদি একজন ব্যক্তি ডেস্কটপ সংস্করণটি ব্যবহার করে এবং অন্য ব্রাউজারে কাজ করছে, তবে পরিবর্তন সঠিকভাবে সংরক্ষণ নাও হতে পারে। পাওয়ারপয়েন্ট পরিবর্তন সংরক্ষণ করা হয় না, যদিও। পরিবর্তে, একটি সম্পাদক একটি বস্তুর সাথে কাজ শেষ করে যেমন একটি ইমেজ বা টেক্সট বক্স।

সহকর্মীদের সাথে সহযোগিতা

অফিস 2013 ডেস্কটপ অ্যাপস দেখায় যে আপনার ডকুমেন্টে কাজ করছে, নিচের আইকনটিতে। উইন্ডোর বামে।

যে অফিসে 365 টি ব্যবসার পরিকল্পনার জন্য স্বাক্ষর করেছে এমন প্রতিষ্ঠানগুলিতে কাজ করছে এমন ব্যক্তিদের সাথে সহযোগিতা সরঞ্জাম রয়েছে যা ভোক্তার সংস্করণগুলিতে পাওয়া যায় না। অন্যান্য জিনিসগুলির মধ্যে, অফিস 365 ছোট ব্যবসা প্রিমিয়াম এবং অফিস 365 মিডডিজ ব্যবসা যথাক্রমে সহযোগিতা এবং একীকৃত যোগাযোগের জন্য SharePoint এবং Lync সার্ভার হোস্ট করে।

দস্তাবেজ তৈরির প্রক্রিয়া এবং সহকর্মীদেরকে তাদের সাথে শেয়ার করার জন্য দর্শকদের বা সম্পাদকদেরকে আমন্ত্রণ জানাতে হয় এটা এখানে ভোক্তাদের জন্য হিসাবে এখানে। আপনি সম্পর্কে জানা উচিত একটি quirk আছে, তবে ডিফল্টভাবে, যখন আপনি প্রথমে কোনও ডকুমেন্ট সম্পাদনা করার আমন্ত্রণ গ্রহণ করেন, তখন Office 365 প্রাসঙ্গিক ওয়েব অ্যাপটি আরম্ভ করে, এমনকি যদি আপনার অফিস ২013 এর একটি ডেস্কটপ ইনস্টলেশান থাকে তবেও। ডেস্কটপ ওয়ার্ডে Coedit করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই Word এ সম্পাদনা করতে হবে শব্দ ওয়েব অ্যাপের মধ্যে বোতামটি এবং প্রোগ্রামটি চালু করার জন্য অপেক্ষা করুন, একটি সময় ব্যয়কারী অতিরিক্ত পদক্ষেপ।

ভাগ করার জন্য আপনাকে আমন্ত্রণ জানানো একটি ডকুমেন্টে ট্যাব রাখার জন্য আমন্ত্রণে লিঙ্কটি অনুসরণ করুন।

একটি অফিস 365 অ্যাডমিনিস্ট্রেটর ডেটাবেস অ্যাপ্লিকেশনটিতে ডকুমেন্টগুলি চালু করার জন্য ভাগ করে নেওয়া সাইটের জন্য এই ডিফল্ট সেটিংগুলির ভিতরে গভীর পরিবর্তন করতে পারে। এটি খুবই খারাপ যে আপনি ডেস্কটপ বা ওয়েব অ্যাপটি বেছে নিতে পারবেন না।

এও মনে রাখবেন যে যখন আপনি আপনার স্কাইড্রাইভ প্রো কর্মক্ষেত্রে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপস্থিত হওয়ার সাথে সাথে সম্পাদনা করতে যাচ্ছেন সেই নথিটি আশা করতে পারেন, এটি ব্যাপার না। ডিফল্ট দস্তাবেজ তাদের স্রষ্টার স্কাইড্রাইভ ফাইলগুলিতেই প্রদর্শিত হয়।

অনুসরণ করা দস্তাবেজগুলি আপনার সাথে ভাগ করা অন্যান্য নথিগুলির লিঙ্ক সরবরাহ করে। কিন্তু আপনি ডিফল্ট স্কাইড্রাইভ প্রো স্ক্রিনের ডক্সের তালিকাটি দেখতে পাবেন না।

সহকর্মী দ্বারা তৈরি একটি নথি পুনরারম্ভ করতে, আপনাকে ডকুমেন্টের একটি লিঙ্ক ক্লিক করতে হবে। এক উপায় হল সেই লিঙ্কটি সহ ইমেল আমন্ত্রণটি খুঁজে পাওয়া। একটি সহজ রুট মূল আমন্ত্রণে অনুসরণ করুন বিকল্পটি ক্লিক করে শেয়ার করা ফাইলটি অনুসরণ করা। যে ক্রিয়াটি আমার ডকুমেন্টের অধীনে আপনার স্কাইড্রাইভ প্রো কর্মক্ষেত্রের বাঁদিকের ন্যাভিগেশন বারের অনুসরণকৃত ডকুমেন্টের মধ্যে একটি লিঙ্ক রাখে।

যদি আপনি আপনার অফিস 365 প্রোফাইলে একটি নিউজফিড সেট আপ করে থাকেন, তবে আপনাকে পরিবর্তনগুলি সম্পর্কে বিজ্ঞাপিত করা হবে আপনি নিম্নলিখিত করছি ডকুমেন্টের জন্য। কিন্তু আপনি এই ফাইলগুলি দেখতে অনুসরণকৃত ডকুমেন্টস ক্লিক করতে হবে মাইক্রোসফট একটি ইন্টারফেসের মাধ্যমে জিনিসগুলিকে সহজ করে তুলতে পারে যা ব্যবহারকারীর নথিগুলির পাশাপাশি অনুসরণ করা ডকুমেন্টগুলি দেখায়।

সহযোগিতার সময় চ্যাট করা

এটি একটি নথিতে ইনষ্টলস মেসেজিং ব্যবহার করা স্পষ্ট নয়।

আরেকটি প্রধান চক্র আমরা লক্ষ্য করেছি অফিস 365 ব্যবসা পরিবেশে চ্যাটিংয়ের সাথে কি করতে হবে। লগ ইন করার সময়, আমি অফিস 365 হোম স্ক্রীনের শীর্ষে থাকা People আইটেমটি ক্লিক করে Outlook Web App থেকে একটি সহকর্মীকে তাত্ক্ষণিক বার্তা দিতে পারি। কিন্তু যদি আমি কোনও ডকুমেন্টে কাজ করার জন্য স্কাইড্রাইভটিতে ক্লিক করে, একটি উইন্ডোটি আমাকে আইএম সেশনের শেষ করতে বলেছে, এবং একটি শেয়ার্ড ডকুমেন্টে কাজ করার সময় আমি IM ব্যবহার করে Outlook Web App ব্যবহার করতে পারিনি। মাইক্রোসফট বলছে এটি কিভাবে কাজ করা উচিত নয়।

Lync আপনাকে ডেস্কটপ থেকে কনফারেন্স এবং চ্যাট করতে দেয়।

এটি দেখায় যে Office 365 এ IM তে আরেকটি উপায় আছে: আপনাকে Office 2013 ডেস্কটপ সফটওয়্যারে অন্তর্ভুক্ত করা Lync ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন চালু করতে হবে এবং আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে সাইন ইন করতে হবে Lync মধ্যে আপনি তারপর সক্রিয় সম্পাদকদের তালিকাতে তাদের নামের উপর ক্লিক করে নথির মধ্য থেকে নথিগুলি Coediting যারা সহকর্মী বার্তা পারেন।

অথবা, অন্তত, আপনি তত্ত্ব মধ্যে করতে পারেন। আমাদের পরীক্ষাগুলিতে, আমরা দেখেছি যে মাঝে মাঝে আই.এম. আইকনটি ধূসর হয়ে যায় এমনকি Lync এর সাথে অন্য পক্ষের উপস্থিতি হিসাবে দেখানো হয়। স্পষ্টতই, সহযোগীদের জন্য চ্যাট সহজ করার জন্য মাইক্রোসফটের অনেক কাজ আছে। দুইটি চিট সেবা তৈরির সিদ্ধান্ত বুঝতে অসুবিধা হয় না যা একে অপরের সাথে একীভূত হয় না এবং আপনি ওয়েব পরিষেবাতে লগ ইন করার পরে পৃথক অ্যাপ্লিকেশন চালু করতে বিরক্তিকর। Lync এর অনিয়মিত আচরণ পিষ্টক নেভিগেশন পিষ্টক।

সহযোগিতার উপর নীচের লাইন

এখানে সহযোগিতার একটি আমন্ত্রণ এক্সেল ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন মত চেহারা মত কি। এখান থেকে, আপনি ডেস্কটপ এক্সেল ব্যবহার করে কারো সাথে কোঅধরনের কাজ করতে পারবেন না।

মাইক্রোসফ্ট পরিষ্কারভাবে ডকুমেন্টগুলিতে মানুষকে সহযোগিতা করতে ক্ষমতাহীন করতে চায়, তবে তার নতুন অফিস স্যুটগুলি জিনিসগুলি সহজ করে না। মূল অ্যাপ্লিকেশনে coauthoring জন্য বিভিন্ন প্রক্রিয়া বিভ্রান্তিকর হয়। শব্দে, বিশেষত, সহযোগিতার প্রয়োজনীয়তা যে একে অপরের পরিবর্তন দেখতে ডকুমেন্ট সংরক্ষণ বা রিফ্রেশ করা জড়িত প্রত্যেকের দ্বারা ধীর হয়। এই সেটআপটি Google এর শব্দ-প্রক্রিয়াকরণ অ্যাপ্লিকেশনের সাথে তীব্র বৈষম্য করে, যা ব্যবহারকারীদের টাইপ করে পরিবর্তনগুলি প্রদর্শন করে।

Office 365 ব্যবসায়িক পরিবেশে নথি ভাগাভাগিটিও অযৌক্তিক নয়, এটি একটি ভাগ করা দস্তাবেজ খুঁজে পাওয়া কঠিন যা আপনি তৈরি করেন নি, অথবা একটি ফাইল খোলার সময় সহকর্মীর সাথে চ্যাট করতে। এটি চমৎকার যে মাইক্রোসফট সঠিক দিকনির্দেশনা গ্রহণ করছে, কিন্তু এ পর্যন্ত এগুলি শিশুর সবচেয়ে ভাল পদক্ষেপ। Coediting আপনার কর্মক্ষেত্র একটি নিয়মিত অংশ, নতুন অফিস যে সক্ষম করে, কিন্তু ফিট এবং শুরু মধ্যে এই কুইকগুলি ভিতরে এবং বাইরে শিখুন যাতে আপনি তাদের চারপাশে কাজ করতে পারেন, বা পরিবর্তে ব্যবসা জন্য Google Apps ব্যবহার করে বিবেচনা করতে পারেন।